為何公司網站及電郵這麼重要?

因為公司網站加上電郵能讓別人快速信任你的身份。無論你是在現實世界的商界活動中認識新朋友，或者在網上嘗試接觸潛在客戶或生意伙伴，專業的公司網站加上專屬電郵，都能讓別人輕鬆地辨認到你的商業身份，打開信任的第一道門。

公司人員的身份認證

當某人跟你說：「我是某某公司的業務發展經理，想和你們公司合作」你第一件事當然是要知道這間公司是否真實存在，一般香港有限公司大可在公司註冊處的服務進行簡單查冊，除了有無其公司及仍是否運作或已解散，只要付少少錢，更可以查到股東資料等。假設這間公司無誤，那是否就可以馬上接洽傾生意呢? 並不是的，公司可以是真，但人卻可以是假，騙徒總會冒認自己是某大公司的職員，然後騙取老人或婦孺；商業世界內亦有這類職業騙徒，可以取去你的金錢、機密資料或公司資產，又或者最無聊的惡作劇也可。近年隨著WhatsApp越來越流行，商業社會更多應用個人手提電話號碼，一個WhatsApp難以分辨真假，而商業公司亦不似警察，沒有委任證可以出示去讓我們辨認身份，究竟初接觸時信還是不信呢? 其實只要做以下幾個簡單動作，就可以決定是否繼續和來人討論下去：

1. 搜尋該公司的網站
2. 檢查來人的公司電郵網域和公司網站是否相同
3. 發電郵至其公司電郵並請求回覆
4. 如成功回覆電郵即檢查成功

網站的作用

專業的公司網站不但讓潛在客戶及合作伙伴感到可以信任，更能開拓更廣的網絡。上述程序的第一步是搜尋網站，而不是直接將卡片上的網址輸入瀏覽器，這是因為如果有心人連偽冒網站都準備好，之後所有步驟都會枉然。在可信任的搜尋器 (如Google)上輸入公司名稱，如讓公司已有網站並且有做好SEO，應該排在首位，例如搜尋「pnetform Technology」，首位就會是我們公司的官方網站 (pnetform.com)。Google有完善的機制，偽冒網站不會被放到首位，在茫茫人海中，誰也不懂誰，所以這是為何專業及SEO友善的公司網站重要，一個Facebook專頁或者沒有專屬網域的免費網站是不能做到此點的。

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電郵的作用

當確認公司網站後，下一步就要比較來人的電郵地址網域是否完全相同，所以我們要建立專屬網域的電郵。試想像，我們pnetform公司的同事，如果只使用免費電郵如Gmail, hotmail等與客戶通訊，一方面感覺不專業，更重要是別人根本不能確認使用者是否公司的員工，所以我們的同事及部門都會擁有公司電郵。另外，有心人可以在電郵設定「聲稱」自己的電郵是官方的，例如將寄出者設為「[email protected]」，所以公司電郵伺服器必須根據「發件人策略框架」(Sender Policy Framework, SPF)獲得網域授權，而發出的郵件都應由域名密鑰識別 (DomainKeys Identified Mail, DKIM)，現代的主流電郵供應商如 Gmail、Outlook等都會將沒有SPF及DKIM的電郵視為垃圾或偽冒電郵。只要新朋友能回覆一封經過SPF及DKIM驗證的公司網域電郵，就能確定該人是有關公司的人員，可進一步作商務交流。

總結

無論你在實體世界或網上世界接觸到新朋友，都能透過以上方法去認證對方是否有關公司的人員。如果有人以手機來電、或WhatsApp要求會面甚至報價，記得先要認證對方身份，不要因一時心急做生意，做成無謂損失。同樣，別人亦會以同樣方式檢視你，所以要是認真做生意，就要有專業而SEO友善的網站及公司網域專屬電郵。

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